La fecha de la factura solo responde a una parte de la pregunta
En una ayuda que financia costes reales, conviene anotar cuándo se encargó el bien o servicio, cuándo se entregó o prestó, cuándo se emitió la factura y cuándo se pagó. Compara esas fechas con el periodo de ejecución y el plazo de justificación. Una factura emitida en plazo puede corresponder a una entrega tardía. Y una entrega puntual puede haber quedado fuera por el momento del pago.
El artículo 31 de la Ley General de Subvenciones exige que el gasto responda a la actividad, sea necesario y se realice dentro del periodo aplicable. Como regla, exige además su pago efectivo antes de terminar el plazo de justificación, salvo previsión expresa distinta de las bases. Para empresas, hay que revisar también los plazos de pago de las operaciones comerciales que resulten aplicables. Estos extremos deben comprobarse en la redacción correspondiente a las fechas del gasto. Artículo 31 de la Ley General de Subvenciones.
Cuatro objeciones que conviene responder por separado
- El concepto es genérico. Relaciona la factura con el encargo, el albarán, el número de serie, el informe entregado o la actividad concreta. Si el proveedor aclara ahora el concepto, acompaña los documentos de la época.
- No aparece el pago. Aporta la operación ejecutada, su beneficiario y la conciliación con la factura. Si una transferencia agrupa varias, identifica cada importe y comprueba si hubo abonos o devoluciones.
- El coste se comparte. Si un trabajador o un local sirvió a varios proyectos, explica cuánto corresponde a cada uno y con qué registros y criterio permitido por las bases lo calculaste. Un porcentaje redondo elegido después resulta difícil de defender.
- Faltan ofertas o autorización. Comprueba qué trámite se exigía antes de contratar, si concurría una excepción y si quedó documentada. Un buen precio, por sí solo, no acredita haber cumplido una obligación previa de comparación.
¿Puedo aportar el justificante que falta?
Supón que el proveedor entregó una máquina en plazo y la descripción de la factura quedó incompleta. El albarán firmado en su día y un certificado posterior que identifica el número de serie pueden aclarar la operación. Si la máquina llegó después del plazo de ejecución, la misma documentación pondrá de manifiesto el retraso. Antes de presentar una subsanación, distingue la fecha del hecho de la fecha del documento que lo explica.
Comprueba la modalidad de la ayuda. Una justificación por módulos se articula en torno a las unidades previstas en las bases. Cuando se exige cuenta justificativa, hay que leer qué documentos la integran. En el ámbito del reglamento estatal, la falta de presentación y los defectos subsanables de una cuenta ya presentada tienen trámites propios. Artículos 70 y 71 del Reglamento.
Cuando en el proyecto intervienen varias entidades
En una sentencia de 18 de julio de 2017, la Audiencia Nacional confirmó un reintegro parcial de una ayuda para obras deportivas. La entidad beneficiaria había aportado facturas de trabajos encargados por ayuntamientos y federaciones territoriales. En aquel expediente también tenía que acreditarse el pago efectivo a los contratistas. Haberse servido de terceros para ejecutar las obras no resolvía esa falta de prueba. Audiencia Nacional, recurso 41/2016.
Si el reparo se limita a una partida, comprueba cómo ha pasado la Administración de su importe a la devolución reclamada. Cuándo discutir la cuantía del reintegro.